Determinación de un nivel de profundidad adecuado para la EDT de proyecto.
La Estructura de desglose del trabajo (EDT o WBS en inglés) es quizá una de las herramientas más importantes con las que contamos en la etapa de planificación del proyecto y durante su ejecución. Esta nos permite determinar de manera saludable el alcance del proyecto, determinar una correcta gestión del tiempo, recursos y en general de las diferentes áreas que componen un proyecto. Sin ir muy lejos es un insumo básico para el desarrollo del proyecto en base a unas buenas practicas.
Sin embargo, al momento de consolidar la EDT como un documento nos vemos avocados a una difícil decisión, ¿Qué tan detallada debe ser? o mejor hasta que nivel de profundidad debe desarrollarse la EDT, todos coincidimos en que el nivel depende del proyecto, pero que no se debe profundizar al punto de hacer inmanejable la misma WBS y por supuesto no debe ser un grupo de trabajos incontrolables por ser muy generales.
Por un lado seria ideal llegar al mínimo detalle de la ultima y más insignificante de las tareas que componen el proyecto, pero esto tiene un costo reflejado en horas hombre, papeleo, recolección de información, e incluso la salud mental del equipo.
Por otro lado se encuentra la necesidad de tener un control suficiente del proyecto, se requiere planear tiempo, costo, compras, etc y para eso es necesario determinar la EDT (al hablar de la EDT también incluyo el diccionario de la EDT), con un grado de rigor que no permita olvidar detalles significativos.
Respecto a esta cuestión, la primera conclusión es que la profundidad de la estructura apropiada es diferente para cada una de las actividades o trabajos que se encuentran el la cima de la WBS, es decir una tarea más compleja requerirá más desglose que una muy simple, de igual forma una más riesgosa o más costosa.
Además, a medida que vamos profundizando en la estructura de trabajo llegamos a que la cantidad de sub trabajos a controlar crecen de forma exponencial, por ejemplo si se desglosa en cada nivel una actividad en dos actividades en el nivel cuatro se tendrá 2^4, es decir, 16 actividades por cada una de las que encabezan la EDT, si de estas son 10 se tendrá que lidiar con 160 actividades, más la integración de cada una de las ramas en si, tarea que requiere ingentes esfuerzos.
Pero ¿es realmente necesario controlar las 160 tareas mencionadas anteriormente?, o por otra parte ¿qué tal si es muy costoso este control para este proyecto en particular? es ahí donde se hace necesario un criterio que determine cuando es necesario efectuar este control y por ende llegar hasta un nivel profundo con la EDT.
Un criterio razonable podría ser una sencilla relación Beneficio/costo, a fin de cuentas se esta determinando si es conveniente o no invertir recursos en más control, es decir, en más nivel de detalles.
Definiendo T como la relación Beneficio/costo aceptable, tendremos un criterio global para comparar cada una de las tareas de la estructura de desglose de trabajo, siendo beneficiosas las que cumplan la relación B/C >T , es decir, justifican realizar este nivel en la WBS y las que no cumplan esta relación ( B/C
Es claro que el costo de la EDT aumenta a medida que se incluye un de nivel más y por otra parte entre más desglosada es una tarea cada uno de sus componentes es menos relevante o aporta en si menos valor.
Si se desea definir el costo de ir profundizando en la EDT, se puede hacer teniendo en cuenta algunos factores como:
- Gestión de la EDTRecolección de InformaciónAfectación a procesos debido al controlTiempo adicional en reuniones, etc.
A manera de ejemplo, se determina para una situación hipotética el costo, en función del nivel de profundidad y de la cantidad de tareas de cada nivel.
Horas Hombre Invertidas por cada Tarea del nivel 1 | |
Consolidación de la información en la EDT | .25 |
Validación vs Planes | .25 |
Actualización de Cronogramas | .5 |
Horas Hombre Invertidas por cada Tarea de niveles inferiores | |
Consolidación de la información en la EDT | .25 |
Validación vs Planes | .25 |
Actualización de Cronogramas | .5 |
Recolección de información en campo | 1 |
Factor de aumento por profundidad | 1.1 |
El factor de aumento por profundidad refleja el aumento en el coste debido a factores como la complejidad de una mayor profundidad, las demoras por interacción, etc.
En este caso hipotético se supondrá que en cada nivel las actividades desglosadas se dividirán en 2, de manera que en el nivel n habrá 2^(n -1) actividades por cada una de las actividades en el nivel 1, si se asume que el nivel 1 hay solo dos actividades que se irán desglosando, se tiene que el costo para cada nivel es de:
C(n) = 1+2*(2^(n-1))*(1.1^(n-1)).........(1)
donde n es el nivel de desglose.
Ahora bien respecto al Beneficio se pueden tener en cuenta factores como:
- Costo de la actividadRiesgo de la actividadRequisitos del clienteComplejidadPosición en la EDT.
Respecto a la posición en la EDT, se considera que entre más profunda este la actividad es menos beneficiosa.
Una de la muchas expresiones con las que se puede reflejar este beneficio de la actividad particular es:
B(...,n) = (Costo/(2^(n-1))*Riesgo*Factor por Requisitos * Complejidad/n........(2)
donde n es el nivel de desglose.
Como es evidente cada actividad puede tener su propio conjunto de factores, teniendo en cuenta que el costos en la realidad siempre va a ser más alto para una actividad de mayor jerarquía, de igual manera la complejidad.
En este caso hipotético para todas las actividades, se tendrá un costo de 100 en el nivel superior, que se dividirá en 2 en cada nivel (igual para cada actividad hija), los demás factores serán iguales en todos los niveles.
Riesgo = 1.3, complejidad = 1, cliente = 1.
Finalmente el criterio T se puede definir como T=1, para el caso de dinero ya que el parámetro C (equ. 1) se estimó en Horas se supondrá que cada Hora tiene un costo de 0.5 en dinero, quedando la expresión como:
C(n) = (1+2*(2^(n-1))*(1.1^n))*0.5..........(1B)
| Nivel | C (eq. 1b) | B(eq.2) | B/C | Incluir en EDT? |
| 1 | 2,0 | 130,0 | 65,0 | SI |
| 2 | 3,2 | 32,5 | 10,2 | SI |
| 3 | 5,8 | 10,8 | 1,9 | SI |
| 4 | 11,6 | 4,1 | 0,3 | NO |
| 5 | 24,4 | 1,6 | 0,1 | NO |
Como se observa en la tabla anterior, que resume los cálculos (asumiendo valores iguales para todas las actividades en cada nivel de la EDT), se confirma algo que sabemos intuitivamente y es que una EDT de más de tres niveles no es generalmente conveniente.
Por supuesto la correcta determinación del máximo recomendable de la EDT depende de la adecuada elección de datos y criterios de costo y beneficio, y en casos reales es necesario evaluar sub tarea por sub tarea, adicionalmente si se estudia con datos reales cada rama de la EDT seguramente tendrá una profundidad “optima” diferente.
